CUENTA BANCO Y LA CONCILIACIÓN BANCARIA, OBLIGATORIEDAD LEGAL

El presente trabajo es un esbozo somero de un aspecto contable, que si bien no es mi especialidad, puedo ofrecer algunos elementos que pueden servir para tomar decisiones de la contabilidad. Se hace una aproximación a lo que se denomina en la técnica contable como “cuenta Banco” y “conciliación bancaria”. Veremos algunas definiciones y conceptos para luego revisar la obligatoriedad legal de la misma. Veremos también un ejemplo que nos permita tomar algunas decisiones.

II. CONCEPTOS.

1. Plan de cuentas (contables).

El plan de cuentas es el conjunto de cuentas contables que utilizará una empresa para identificar, registrar y sistematizar todos los movimientos económicos y financieros de ella. Estas cuentas se ordenarán de manera estructurada de acuerdo al modelo de negocios, características, movimientos y control de cada empresa.

Es importante que el empresario, revise en conjunto con su contador o asesor contable “el plan de cuentas” y se interiorice de ellas, para lo cual puede revisar el balance general. Ello permitirá al empresario evaluar y revisar si es necesario especificar o detallar algunos negocios o movimientos contables u operacionales mediante cuentas más específicas, o utilizar registros contables auxiliares. La técnica contable ofrece un sin número de cuentas para cada operación.

Hoy en día, las cuentas se encuentran clasificadas y codificadas en sistemas contables sofisticados. Puede consultarse un plan de cuentas que ofrece la web del SII en el siguiente link: https://www.sii.cl/e_contabilidad/cuentas_sii.htm

2. Cuentas de activos.

Dentro del plan de cuentas encontramos las llamadas “cuentas de activos”, que son aquellas que representan e identifican a los bienes y derechos evaluables en dinero de una empresa.

Estas cuentas de activos pueden ser de activo circulante o activo fijo.

El activo fijo¹ está compuesto por aquellos bienes o derechos que están destinados a generar renta en un largo plazo (mayor a un año), jurídicamente son aquellos bienes que se adquieren sin el ánimo de revenderlos o de reducirlos a dinero en el corto plazo, por ejemplo el inmueble donde se encuentran las oficinas o bodegas de la empresa, vehículos utilizados por la empresa, maquinarias, entre otros.²

Por otra parte, el activo circulante, está compuesto por aquellos bienes o derechos que se transforman en dinero o se consumen dentro de un año.

El activo circulante principal es el “efectivo” o “equivalente a efectivo”, también llamado “disponible” y corresponde al dinero de la empresa representado por el papel moneda, o documentos liquidables como cheques, vale vistas etc. El control contable del flujo de efectivo o dinero de la empresa puede llevarse en dos tipos de cuentas: la cuenta caja y la cuenta Banco.

3. Cuenta caja.

Es una cuenta patrimonial de activo circulante que registra los movimientos de dinero en efectivo de la empresa por cualquier medio: efectivo, cheques, depósitos, transferencias, etc.

La verificación de la cuenta caja se realiza mediante un procedimiento llamado “arqueo de caja” en virtud del cual se confronta el saldo final de la cuenta caja con el total de los dineros de la empresa los cuales pueden estar en una caja fuerte, un depósito bancario, efectivos, etc.

4. Cuenta Banco

La Cuenta Banco representa los valores disponibles en una cuenta bancaria (corriente, a la vista, etc.) que la empresa mantiene en un Banco.

En el plan de cuentas, pueden haber tantas “cuenta banco” como sea el número de bancos en que la empresa mantiene sus dineros.

5. Conciliación bancaria.

La conciliación bancaria es un procedimiento contable que tiene por objeto confrontar y cotejar los movimientos de la cuenta contable “Banco” con los movimientos de la cuenta bancaria registrados en un documento, generalmente conocido como “cartola bancaria”.

CUENTA BANCO

1. Cuenta banco y conciliación bancaria.

Así como la verificación del saldo de la cuenta caja se realiza mediante el llamado “arqueo de caja” la Cuenta Banco tiene un procedimiento de verificación denominado “conciliación bancaria”, qué es un procedimiento exhaustivo que compara los movimientos contables con cada uno de los movimientos del Banco, aunque debemos reconocer que muchas empresas tienen en su contabilidad la “cuenta Banco” pero sólo verifican el saldo final sin entrar a analizar los movimientos que integran o que hacen llegar a tales saldos, cada empresa decide qué información necesita de cada cuenta.

La conciliación bancaria es un procedimiento contable que tiene por objeto confrontar y cotejar los movimientos de la “cuenta banco” (cuenta contable) con los movimientos de la cuenta del banco. No existe un concepto jurídico de “cartola bancaria”, sino que este corresponde a un término del argot bancario y que sea utilizado masivamente. La ley General de Banco habla genéricamente de “operaciones de depósitos y captaciones” (Art. 154 DFL N° 3 de 1997 sobre el texto refundido de la ley general de Bancos) las cuales están sujetas a secreto bancario y, luego agrega, “y no podrán proporcionarse antecedentes relativos a dichas operaciones […]”, es decir, habla en general de antecedentes dentro de los cuales puede encontrarse un resumen tipo “cartola” en la cual se registran dos columnas, una con los cargos y otra con los abonos lo que constituye en definitiva una “cartola de depósitos y captaciones”. En el mismo sentido el artículo uno del DFL 707 de 1982 sobre Ley de cheques y cuentas corrientes bancarias, indica que el banco debe mantener en estricta reserva respecto de terceros “el movimiento de la cuenta corriente y sus saldos” (Art. 1 Inciso 2°), esta misma disposición señala que los tribunales de justicia pueden ordenar la exhibición de “determinadas partidas” de la cuenta corriente, lo que sugiere que puede existir una “cartola” de movimientos bancarios acotada a determinadas partidas.

Entonces, debemos entender como “cartola bancaria” aquella que, en la práctica bancaria, exhibe la totalidad de los movimientos de una cuenta bancaria (de cualquier tipo) representados en partidas específicas y los depósitos y captaciones asociados a dichas partidas y sus respectivos saldos en un período determinado, generalmente de un mes.

Se ha definido la conciliación bancaria como la “confrontación del movimiento de la cartola bancaria que envía el Banco con el movimiento contable de La cuenta Banco que lleva la empresa a una fecha determinada”.³

En términos generales, la conciliación bancaria se verifica de la siguiente manera:

• Al saldo de la “Cuenta Banco” de la empresa se deben sumar los cheques emitidos pero no presentados aún para el cobro. No se debe considerar el saldo de la cuenta caja.
• A lo anterior se le restan los depósitos aún no acreditados por el banco;
• A lo anterior se le deben sumar los créditos registrados por el banco y no por la Empresa;
• Finalmente se le restan los débitos efectuados por el banco y no registrados por la empresa;
• El saldo final debe ser igual al de los registros del Banco.
• En general, se confrontan las cartolas bancarias y las anotaciones del libro mayor.

Las diferencias que pueden existir entre los movimientos contables y los movimientos de la cuenta bancaria tienen las siguientes causas:

a. Cheques girados y no cobrados.

b. Cargos bancarios. Se refiere a transacciones que figuran en la cartola bancaria que no fueron contabilizados por la empresa. Generalmente provienen de cargos automáticos del mismo banco como son impuestos, comisiones, intereses por sobregiro, cargos por servicios varios del Banco etc.

c. Depósitos registrados en la contabilidad, pero no registrados por el banco. En ciertos casos el banco no registra oportunamente un depósito, y lo efectúa con fecha posterior o en un periodo posterior.

d. Abonos bancarios. Se trata de abonos a la cuenta bancaria, pero no registrados en la contabilidad de la empresa por ejemplo depósitos o transferencias electrónicas desde otra entidad; depósitos de terceros no contemplados en la contabilidad como devoluciones;

e. Devolución de cheques no pagados por el banco. Generalmente por protestos.

Beneficios de la cuenta banco.

Beneficios Contables.

La contabilidad es un sistema de información, y por lo tanto, la cuenta banco y la conciliación bancaria tienen algunos beneficios:

a. El procedimiento de conciliación bancaria permite “verificar” que exista una identidad entre las anotaciones contables y los movimientos del banco reflejados en la respectiva cartola.

b. La conciliación bancaria es una herramienta de control interno de la empresa para controlar los depósitos y abonos y los cargos de la empresa.

c. Permite identificar errores contables como por ejemplo asientos duplicados o transacciones no autorizadas;

2.2. Beneficios Financieros.

a. Desde un punto de vista financiero, permite una información más clara de los flujos bancarios;

b. Favorece una mejor gestión de recursos y del flujo efectivo de la empresa;

c. Permite pesquisar y monitorear claramente los ingresos y egresos de la empresa;

d. Permite identificar comportamientos anómalos en el movimiento de los dineros de la empresa, tanto para identificar tempranamente actividades sospechosas, así como para acreditar y probar maniobras fraudulentas o delictuales;

2.3 Beneficios Tributarios.

Desde el punto de vista de la legislación tributaria, la “cuenta banco” presenta los siguientes beneficios:

a. En caso de que la empresa reciba “facturas falsas”, el artículo 23 N° 5 del D.L.824 sobre ley de IVA permite resguardar el “crédito fiscal” (IVA por las compras), si la factura ha sido pagada mediante cheque nominativo o transferencia contra la cuenta corriente de la empresa pagadora y que se encuentre registrada en la contabilidad.

En este sentido, el artículo 23 N° 5 inciso 4° de la ley de IVA señala lo siguiente:

” Con todo, si con posterioridad al pago de una factura ésta fuese objetada por el Servicio de Impuestos Internos, el comprador o beneficiario del servicio perderá el derecho al crédito fiscal que ella hubiere originado, a menos que acredite a satisfacción de dicho Servicio, lo siguiente:

a) La emisión y pago del cheque, vale vista o transferencia electrónica, mediante el documento original o fotocopia de los primeros o certificación del banco, según corresponda, con las especificaciones que determine el Director del Servicio de Impuestos Internos.

b) Tener registrada la respectiva cuenta corriente bancaria en la contabilidad, si está obligado a llevarla, donde se asentarán los pagos efectuados con cheque, vale vista o transferencia electrónica de dinero.”

b. También en el ámbito de la factura falsa, la acreditación del pago mediante la cuenta bancaria de la empresa evita el rechazo del gasto necesario para producir la renta sustentado en facturas falsas de acuerdo a la ley de impuesto a la renta D.L. 824 de 1974.

3. Desventajas de la cuenta banco.

Con respecto a las desventajas en el uso de una “cuenta banco” y la conciliación bancaria estas se vuelven más o menos relevantes según la envergadura de la empresa y su modelo de negocio, a saber:

3.1. Recurso humano adicional.

La mantención, administración y registro contable de los movimientos de la cuenta Banco requiere necesariamente una persona (trabajador) avocado específicamente a esta tarea, lo que significa para la empresa un costo adicional en la administración sólo de esta cuenta contable.

3.2. La conciliación no es infalible.

Cuando las conciliaciones se hacen manualmente frente a grandes movimientos y transacciones el margen de error es mayor, y por lo tanto aumenta el riesgo de que los asientos contables y las conciliaciones tengan errores. En otras palabras, es posible que exista una inconsistencia “consistente”, es decir que los saldos de la cuenta banco y la cuenta bancaria coincidan, pero ambas sustentadas en algún error humano, y que no sea perceptible al revisor.

En el caso de las conciliaciones automatizadas, el sistema también debe ser revisado ya que el sistema no identifica algunas transacciones como los asientos duplicados, ni las omisiones.

La conciliación se vuelve más compleja cuando se trata de conciliar transacciones en moneda extranjera o sujetas a variabilidad de la moneda.

3.3. Sobre-control.

La conciliación bancaria puede generar una burocracia por “sobre-control”, es decir, aquellas políticas en las cuales se prioriza el control, la supervisión y exactitud de datos por sobre los resultados efectivos, lo cual puede llevar a una falta de eficiencia y falta de flexibilidad de la empresa.

NORMATIVA Y LEGISLACIÓN

Con respecto a la “cuenta banco” y la “conciliación bancaria”, no existe normativa legal que obligue a ello. A continuación se muestra la normativa existente sobre la materia:

1. Código de Comercio.

El Código de Comercio chileno regula las obligaciones de los comerciantes dentro de las cuales se contempla el de la “contabilidad mercantil” regulado en el párrafo 2° del libro 1º del Código de Comercio, artículos 25 y siguientes. En lo que respecta al control del efectivo o dinero el artículo 28 señala lo siguiente:

“Art. 28. Llevándose libro de caja y de facturas, podrá omitirse en el diario el asiento detallado, tanto de las cantidades que entraren, como de las compras, ventas y remesas de mercaderías que el comerciante hiciere.”

El artículo 28 es la única disposición que se refiere a la caja de una empresa, y señala que si se lleva un libro de caja y de factura se puede prescindir del libro diario, y sus aciertos detallados.

Por consiguiente, no existe regulación respecto de la “cuenta banco” en el Código de Comercio.

2. Código Tributario.

El D.L.830 de 1974 sobre el Código Tributario contiene en su párrafo 2° del libro 1º, artículo 16 y siguientes algunas normas contables.

En lo que respecta a la cuenta banco y la conciliación bancaria, el Código Tributario nada dice sobre el particular.

El artículo 16 inciso 1° del Código Tributario señala lo siguiente:

“Artículo 16.- En los casos en que la ley exija llevar contabilidad, los contribuyentes deberán ajustar los sistemas de ésta y los de confección de inventarios a prácticas contables adecuadas, que reflejen claramente el movimiento y resultado de sus negocios.”

De acuerdo con esta disposición, la ley tributaria no regula el sistema contable utilizado por la empresa sólo exige que esta se ajuste a “prácticas contables adecuadas”.

En reiterados oficios el SII ha señalado que no es de su competencia impartir instrucciones sobre la forma en que debe llevarse la contabilidad, a continuación se muestran en algunos pasajes contenidos en oficios del SII:

• “En relación con la primera consulta, este Servicio carece de competencia para impartir instrucciones sobre la forma en que los contribuyentes domiciliados o establecidos en el extranjero deben llevar su contabilidad, puesto que además de estar fuera de la jurisdicción territorial, tal materia está radicada en los organismos técnicos que tienen las facultades para impartir instrucciones al respecto.”⁴

• “Sobre la primera parte de su consulta, se precisa que no compete a este Servicio instruir cómo registrar contablemente las notas de crédito emanadas de las diferencias de cambio, sin perjuicio de la obligación de ajustarse a las prácticas contables adecuadas según lo ordena el artículo 16 del Código Tributario.”⁵

• “El contribuyente se encuentra facultado para contabilizar los bienes al valor que estime conveniente, siempre que se ajuste a prácticas contables adecuadas. Sin embargo, para efectos tributarios, deberá considerarse el valor tributario del bien, a la fecha de asignación a la empresa individual, el que corresponde al valor de adquisición, más el respectivo reajuste.”⁶

Por lo tanto, la “cuenta Banco” y la “cuenta caja” son válidas en la medida que se lleven de acuerdo a las instrucciones de los organismos técnicos y se ajusten a técnicas contables adecuadas.

En cuanto a las instrucciones de los organismos técnicos, en Chile las normas contables fueron impartidas por el Colegio de Contadores a través de los Boletines, los que en su aspecto conceptual y técnico siguen plenamente vigentes. El año 2013 mediante el Boletín Técnico número 85 el Colegio de Contadores adoptó formalmente las normas internacionales de información financiera (NIIF), el cual reemplazó a los boletines técnicos anteriormente emitidos. Sin embargo, sea que se apliquen los boletines técnicos o las normas NIIF, ambos sistemas son normas contables “adecuadas”, de manera que se puede optar por una o por otra.

3.D.L. 825 de 1974.

En el caso del artículo 23 N° 5 de la ley de IVA ya descrito, y que se refiere al pago de facturas falsas mediante cheques o transferencias con cargo a la cuenta corriente de la empresa, no es una obligación sino una alternativa a la que pueden acceder los contribuyentes para resguardarse de eventuales facturas falsas, es una decisión opcional.

En conclusión, no existe normativa específica que obligue a una empresa a llevar una contabilidad y la “cuenta banco” mediante la consignación bancaria. En el ámbito tributario se exige que el sistema contable se lleve mediante prácticas contables adecuadas.

V. EJEMPLO DE LA DECISIÓN DE UTILIZAR CONCILIACIÓN BANCARIA.

Supongamos que una empresa no presenta un balance para evaluar la implementación de conciliaciones bancarias y contratar personal idóneo para ello.

Un Balance General ficticio muestra las siguientes cuentas de Banco:

Las cuentas banco son tres: Banco Itaú, Banco Santander y Banco Scotiabank.

Se observa también la cuenta caja, que representa el mayor movimiento de circulante en las cuentas de la empresa.

El principal movimiento de circulante se verifica en la cuenta “caja”.

Respecto del circulante se observa que del total del efectivo debitado (caja y banco) las cuentas Banco representan sólo el 13% del total.

Lo anterior demuestra que la intención de implementar la conciliación bancaria más exhaustiva obligaría a integrar todos los movimientos del circulante de la empresa en este sistema lo que probablemente podría dificultar la eficiencia y flexibilidad de los negocios de la empresa. Por otra parte, debido a que los movimientos de las cuentas bancarias sólo representan un 13% del total del movimiento del efectivo no se justificaría la implementación exhaustiva de la conciliación bancaria.

VI. CONCLUSIONES

1. Obligatoriedad: No existe una normativa legal específica que obligue la mantención y realización de la conciliación bancaria como parte de la contabilidad. La legislación, como el Código de Comercio y el Código Tributario, establecen la necesidad de llevar una contabilidad adecuada, pero no especifica sistemas o métodos obligatorios.

2. Importancia de la Conciliación Bancaria: Aunque no es legalmente obligatoria, la conciliación bancaria es el método necesario para llevar la cuenta Banco.

3. Beneficios de la Conciliación: La conciliación bancaria ayuda a identificar errores, evitar fraudes y mejorar la gestión de flujos de efectivo. Además, es útil para mantener registros claros en caso de auditorías tributarias, permite resguardar el crédito fiscal IVA ante eventuales facturas falsas. Permite verificar la consistencia entre los movimientos contables y los registros del banco, contribuyendo al control interno de la empresa.

4. Desventajas de la conciliación: La conciliación bancaria puede requerir personal adicional para su ejecución y puede ser propensa a errores, especialmente en empresas con un alto volumen de transacciones.

5. En resumen, aunque la conciliación bancaria no es obligatoria, su implementación es considerada como una buena práctica que contribuye a la transparencia y correcta administración de los recursos financieros de la empresa, pero debe ser evaluada en consideración a la envergadura de la empresa, al movimiento, y naturaleza de las transacciones y forma de pago.